Is het verplicht mijn BTW-nummer te vermelden op mijn website?

Ben je als ZZP'er verplicht om je BTW-nummer en je KvK-nummer te vermelden op je website? Het korte antwoord: ja, als je online producten of diensten verkoopt via je website. Het BTW-nummer en KvK-nummer zorgen er voor dat het voor je klanten duidelijk is met wie ze zaken doen.

Als ZZP-ondernemer moet je je houden aan allerlei verplichtingen. Er zijn een aantal door de EU opgestelde regels waaraan je als bedrijf moet voldoen wanneer je producten en diensten verkoopt. Zo is het verplicht om duidelijk te maken op je website wie je bent, waar je bedrijf gevestigd is, en wat je contactgegevens zijn. Ook het BTW- en KvK-nummer moet bekend zijn bij de klant vóór verkoop.

Op de website van de Autoriteit Consument & Markt staat beschreven wat je aan je klant moet melden volgens de EU-richtlijnen.

Hieronder bespreken we het nieuwe BTW-identificatienummer dat in de plaats van het BTW-nummer is gekomen, en het KvK-nummer (je inschrijving bij de Kamer van Koophandel).

Het nieuwe BTW-identificatienummer

Allereerst over het nieuwe BTW-identificatienummer dat op 1 januari 2020 geïntroduceerd werd. Iedere eenmanszaak heeft dit nieuwe BTW-identificatienummer gekregen en is in de plaats gekomen van het oude BTW-nummer. Het BTW-identificatienummer heet in het kort ook wel: BTW-id.

Het oude BTW-nummer heet vanaf nu omzetbelastingnummer. Het omzetbelastingnummer is je correspondentienummer wanneer je contact hebt met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je belastingaangifte.

Als je je eenmanszaak inschrijft bij de Kamer van Koophandel dan krijg je van de Belastingdienst twee brieven: één brief met daarin je omzetbelastingnummer en één brief met je btw-identificatienummer.

Privacy oude BTW-nummer

Het probleem met dit oude BTW-nummer was het je persoonlijke BSN er in opgenomen is. Dat is niet wenselijk in het kader van privacy en persoonsgegevens. Veel ZZP'ers kozen er voor het nummer niet te vermelden op hun website. Het moest dan wel in andere correspondentie vermeld worden, bijvoorbeeld in een offerte of in e-mails. Zo kon je potentiele klant toch zien met wie ze zaken doen en voldeed je toch aan de EU-richtlijnen.

Ook je nieuwe BTW-identificatienummer moet dus bekend zijn bij je (nieuwe) klanten. Daar zijn een aantal vereisten voor.

Verplicht vermelden van je BTW-nummer

In het Burgerlijk Wetboek staat vermeld dat je als ondernemer je BTW-nummer makkelijk vindbaar moet maken vóórdat de klant een product of dienst bij je koopt of een contract sluit.

Je bent dus wel verplicht om ervoor te zorgen dat je nieuwe BTW-identificatienummer bekend is bij (potentiële) klanten. Het BTW-nummer moet "gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk zijn" voor degenen die gebruik (gaan) maken van je diensten. De manier waarop mag je echter zelf bepalen. Volgens de Europese Richtlijn heb je verschillende keuzes:

1. Het BTW-nummer iedere keer actief verstrekken.
2. Het nummer toegankelijk maken op de plaats waar de dienst wordt verricht of het contract wordt afgesloten.
3. Het nummer vermelden op je website en de locatie daarvan van tevoren meedeelt.
4. Het BTW-nummer opnemen in het informatiedocument waarmee je als dienstverlener de diensten voor de afnemer beschrijft.

De makkelijkste manier om je BTW-nummer te vermelden is dus gewoon op je website. Je BTW-identificatienummer moet dan wel op een logische plek op je website te vinden zijn. Je mag het BTW-identificatienummerniet niet 'verstoppen' onder bijvoorbeeld ‘Algemene voorwaarden’, ‘Klantenservice’ of ‘Veelgestelde vragen’. Een logische plek zou zijn: in je footer, bovenaan iedere pagina, of op je Contact-pagina.

Staat jouw BTW-identificatienummer al op je website? Controleer het! Het is verplicht dit nummer dus te vermelden op de genoemde communicatiemiddelen, en het makkelijkste is dus ook op je website!

KvK-nummer altijd verplicht

Het vermelden van het KvK-nummer is wel altijd verplicht. Dit is het inschrijfnummer van je onderneming in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Dat hoeft niet op iedere pagina, zolang het maar op een logische plek beschikbaar is.

Het meest logisch is al bovenstaande informatie samen met de Contactgegevens in één blok op te nemen in bijvoorbeeld de footer of op je Contact-pagina.

Contactgegevens altijd verplicht

Vermeld dus altijd je (volledige) bedrijfsnaam, vestigingsadres en e-mailadres of telefoonnummer. Dit is volgens de wet verplicht. Naast het e-mailadres is het ook verplicht een alternatieve contactmogelijkheid aan te bieden. Volgens de wet moet deze “snel, rechtstreeks en effectief” zijn. Er is verder niet aangegeven wat dat middel moet zijn. Het kan een telefoonnummer zijn, maar ook een goed werkende live chat voor rechtstreeks contact, een zakelijke Whatsapp, een telefonische receptie-dienst, etc.

N.B. Voor facturen en offertes geldt hetzelfde: Vermeld bedrijfsnaam, vestigingsadres, contactgegevens, BTW-identificatienummer en KvK-nummer.