Nieuwsbrieven als PDF bij de e-mail

Nieuwsbrieven komen vaak in de vorm van een PDF: de ideale vorm om te communiceren met je doelgroep.Toch?

Af en toe krijg ik de vraag hoe je het beste een nieuwsbrief kunt versturen: als compleet e-mailbericht of in een PDF-bijlage? Er zijn zeer goede redenen waarom je je nieuwsbrief NIET als PDF wilt versturen. Hieronder leg ik ze uit.

Een nieuwsbrief met PDF is toch juist handig?

Een PDF is immers zo gemaakt: een mooie tekstje met wat fotootjes in Word, netjes verdeeld in secties met kopjes erboven, en hop de PDF is gecreëerd. Je hebt controle over hoe hij er uit ziet (plaatje links, plaatje rechnts) en hij kan makkelijk aan de PDF gehangen worden en naar iedereen worden gemaild. Uiteraard voldoe je aan de AVG, dus wat is het probleem?

Bij nieuwsbrief-tools als Mailchimp en Laposta kun je geen PDF's als bijlage meesturen. En dat is niet voor niets. Maar mensen vinden dat onhandig en stappen van zo'n tool daarom over naar het handmatig versturen van PDF's per mail.

Lekker makkelijk. Maar laten we eens kijken vanuit het perspectief van de ontvanger van je nieuwsbrief; is het voor die persoon net zo handig?

Redenen om geen nieuwsbrief als PDF mee te sturen bij de e-mail

Om verschillende redenen is een PDF als nieuwsbrief niet handig:

1. Emails worden vaak geopend op mobiel

Verreweg de belangrijkste reden is dat mensen tegenwoordig emails veelal openen op hun mobiel. Afhankelijk van de branche ligt dit percentage op 40% tot 60%. PDF's zijn echter niet schaalbaar en zullen op een smartphone erg klein getoond worden. Een PDF bekijken op je mobiel is nauwelijks te doen; je moet twee vingers (pinch-to-zoom) gebruiken om de tekst leesbaar te krijgen. En terwijl je leest blijf je de PDF heen en weer schuiven om de tekst te kunnen lezen.

2. Interactie met links niet mogelijk

Idealiter is je nieuwsbrief bedoeld om mensen naar je website te sturen. Dat gaat niet of moeilijk vanuit een PDF. Als de nieuwsbrief als e-mail (met html) is opgemaakt, dan kun je daarin linkjes leggen naar je website waar het uitgebreidere artikel gelezen kan worden. Je hebt er weer een bezoeker naar je website bij die ook verder gaat klikken op je website. Je uiteindelijke doel is toch dat mensen betrokken raken bij jouw visie en aanbod?

3. Meten niet mogelijk

Bij PDF's kun je slecht meten hoe de nieuwsbrief gelezen wordt. Je kunt alleen kijken of de mail geopend is. Bij html-nieuwsbrieven kun je bijvoorbeeld meten welk artikel het best gelezen is. Je wilt toch weten of en hoe je nieuwsbrief ontvangen (letterlijk en figuurlijk) wordt? Zodat je je content kunt bijschaven en een steeds betere nieuwsbrief kunt maken?

4.Het kost extra handelingen om de bijlage te openen

Het kost extra handelingen van de ontvanger om de bijlage bij de email te zoeken en te openen.Ook duurt het inladen van een PDF nogal lang. En nee, mensen zitten niet te 'wachten' op je nieuwsbrief. Jij bent er een van vele. Als jouw nieuwsbrief traag laadt of te veel handelingen vereist, dan is het aantal afhakers (niet-lezers) groot.

5. Emails met bijlage, maar zonder inhoud

Vaak bevatten emails met een PDF als bijlage inhoudelijk weinig of geen tekst. Als er al tekst in staat, dan is die kort, onvriendelijk en directief: "In de bijlage onze nieuwste nieuwsbrief." Uit onderzoek blijkt dat 70% van de mobiele gebruikers slechte, onbelangrijke of onplezierige mailtjes gelijk verwijderen. De kans is erg groot dat veel van je ontvangers de PDF nooit zullen openen. Wanneer je nieuwsbrief gewoon netjes als html-mail was verstuurd, had men gelijk kunnen beginnen met lezen...

6. Zoeken in PDF's is niet mogelijk

Stel je wilt snel zoeken naar die nieuwsbrief waarin je je kunt aanmelden voor een leuk zomerkamp. Je typt in het zoekveld van je mailprogramma 'zomerkamp', maar vindt de email niet... omdat de PDF het niet toelaat te zoeken naar woorden.

Een eenzijdige en luie manier van communiceren

Het versturen van nieuwsbrieven als PDF vind ik een eenzijdige en luie manier van communiceren. Ja, aan jouw kant is het makkelijk; even in Word een mooi opmaakje maken, omzetten naar PDF en hop: hij is verstuurd. Maar er zit geen interactie in en mensen engageren niet (ze klikken niet door), de PDF is onleesbaar, en de PDF is niet-doorzoekbaar

Dwingende opmaak

Bovendien is een PDF nogal rigide opgemaakt. Jouw opmaak is dwingend: je bent verplicht hem te openen, vaak in een ander programma, en hem dan van boven naar beneden te lezen. Terwijl de ontvanger vaak niet alle artikelen even interessant vindt.

Vaak is de PDF een half magazine waar men doorheen moet scrollen op zoek naar informatie. Als er al een (klikbare) inhoudsopgave is. Denken we echt dat mensen op deze nieuwsbrieven zitten te wachten? Heb je wel eens gevraagd (of gemeten) hoe de doelgroep je nieuwsbrief bekijkt en leest (of niet)?

Hoe dan wel een nieuwsbrief opmaken?

Denk vanuit de ontvanger: zie letterlijk voor je hoe hij/zij je mail ontvangt op zijn of haar mobiel en opent. Hoe kun je in zo weinig mogelijk handelingen (klikken) je belangrijkste bericht overbrengen? Juist: direct in de email.

Probeer prioriteit aan te brengen in je berichten. Is het echt nodig dat je meer over meer dan één onderwerp schrijft? In jouw optiek vind je alles belangrijk, maar besef dat de ontvanger die prioriteit niet heeft. Die krijgt alles gewoon 'binnen'.

Bestaat je nieuwsbrief uit verschillende mededelingen en/of artikelen? Maak je nieuwsbrief dan zo dat daarin (kort) alleen het allerbelangrijkste staat. Voor andere artikelen schrijf je een pakkende titel met een inleidend stukje tekst, plus een link naar je website (of ander platform) waar men het artikel verder kan lezen.

Het gaat voor dit artikel te ver om hier uitgebreid op in te gaan. Maar kijk eens naar hoe grote organisaties het doen: welke nieuwsbrieven ontvang je, vind je prettig lezen?

Maak gebruik van een nieuwsbrief-tool

Verstuur je nieuwsbrieven niet met de hand, maar automatiseer dit proces met een goede nieuwsbrief-tool als Mailchimp of Laposta. Mailchimp is overigens niet geheel AVG-vriendelijk; Laposta voldoet op dat vlak aan de Europese wetgeving.

"Ja, maar ik werk sneller in Word. Zo'n nieuwsbrief-tool vind ik maar onnodig ingewikkeld." Ja, er zit een (kleine) drempel om zo'n tool te leren kennen, maar het draait hier niet om jou, maar om je ontvangers. Zo'n tool heb je ook zo onder de knie; een vorige nieuwsbrief kun je als template hergebruiken. Ook qua AVG voldoe je met een handmatige nieuwsbrief baak NIET aan de AVG, Met een tool wel: Aanmeldingen en afmeldingen kun je automatiseren, er staat een uitschrijven-link in de nieuwsbrief, etc.

Wil je aan de slag met een nieuwsbrief? Als je meer wilt weten hoe je deze opzet en inricht, neem dan contact op. We richten de nieuwsbrief graag voor je in, en maken een aanmeldformulier voor op je website.